Elaboratori di testo:
funzioni di base, di editing, di pubblicazione

a cura di Riccardo Gualdo




Per ricorrere a una facile similitudine, le funzioni degli elaboratori di testo si possono paragonare agli indumenti e agli accessori che indossiamo e portiamo con noi in varie occasioni della giornata: possono migliorare il nostro aspetto fisico e aiutarci in particolari situazioni, ma influiranno solo in parte sulle nostre qualità personali, sul nostro carattere, che in questa similitudine sono il testo che abbiamo scritto o che stiamo per scrivere e proporre ai nostri lettori. 

Su questo argomento consulta anche il par. 1.3.2 del volume Scrivere all’università di Riccardo Gualdo, Lucia Raffaelli e Stefano Telve.

1. Le funzioni di base

Le funzioni di base riguardano l’impaginazione del testo, cioè l’aspetto grafico generale che sui vuol dare alla pagina, e sono in genere raccolte nel menu “layout di pagina” dei principali elaboratori di testo (impaginazione e layout sono termini che, per comodità, usiamo come sinonimi). Esaminiamo le principali, e le più semplici, ricordando per prima cosa che le caratteristiche esterne della pagina possono essere decise prima ancora di scrivere il testo, ed eventualmente essere salvate in un modello – o foglio di stile – che le memorizzerà una volta per tutte e che potremo poi recuperare per utilizzarlo, a nostro piacimento, in altre occasioni. D’ora in poi, quando useremo il nome di un menu, di una finestra di dialogo o di un comando, lo evidenzieremo tra virgolette doppie alte, scrivendolo tutto in lettere minuscole (es.: selezionare il comando “stampa”); per indicare il passaggio in successione da un comando all’altro useremo una freccetta rivolta a destra (→).

Le “dimensioni” consigliate sono quelle dello standard ISO A4 (21 x 29,7 cm), il più comune foglio delle risme per fotocopie e per stampanti; ma molti programmi consentono di adattare il testo anche a formati diversi, per esempio quello in uso fino a poco tempo fa per le scritture legali (citazioni, comparse, ricorsi, ecc.). Per modificare le dimensioni del campo di scrittura, cioè di quella parte del foglio in cui compariranno i caratteri e dove si potranno, se necessario, inserire immagini e oggetti, si agisce sul comando “margini”; anche in questo caso i programmi offrono già modelli di impaginazione predefiniti, ma è possibile adattarli alle proprie esigenze (finestra “layout di pagina”, comando “margini” → “margini personalizzati”), vincolando le dimensioni dei margini alto e basso / sinistro e destro alle necessità della rilegatura e della leggibilità ottimale del testo, ed è possibile anche, per esempio, prevedere un layout rispecchiato (o speculare, cioè ‘a specchio’) se il nostro testo sarà stampato su entrambi i lati del foglio (cfr. Scrivere all’università, p. 159).

Una volta definiti i margini, occorre fare attenzione almeno a due cose: la divisione e la numerazione delle pagine.

I più diffusi elaboratori di testo suddividono automaticamente le pagine a mano a mano che si procede nella scrittura, e a volte addirittura correggono in modo automatico i casi in cui una pagina contenga solo un rigo di testo (vicino al margine superiore o al margine inferiore, con il resto del foglio bianco). È però utile sapere come fare a forzare il passaggio da una pagina all’altra, per evitare – per esempio – che la prima pagina del primo capitolo della tesi cominci subito dopo la fine dell’indice generale e non all’inizio di una pagina nuova, come è più ordinato e opportuno. Il comando è memorizzato in una semplice sequenza di tasti (le sequenze di comandi più comuni dalla tastiera sono chiamate tasti di scelta rapida): tenendo premuto il tasto “ctrl” (in basso a sinistra) sulla tastiera, premere anche il tasto “invio” (@, a destra della tastiera); oppure aprire il menu “layout di pagina” e intervenire sui comandi “interruzioni”. La semplice “interruzione di pagina” produce lo stesso effetto del comando dalla tastiera; ma si possono fare interventi un po’ più complessi, e qui entra in gioco anche la numerazione progressiva delle pagine.

Usando il menu “inserisci” → “numero di pagina” si possono far comparire i numeri delle pagine in vari punti dei margini; i più comuni e adatti alle nostre esigenze sono in alto a destra e in basso (a destra o centrato), così come avviene nella maggior parte dei libri. Fatta questa scelta, il programma darà automaticamente alle nostre pagine una serie di numeri progressivi, collocandoli dove gli abbiamo ordinato di fare. Potrebbe però essere utile la numerazione ricominciasse da capo all’inizio di parti diverse del nostro testo (per esempio, i capitoli principali e le appendici). Si può ottenere abbastanza facilmente questo risultato dal menu “layout di pagina”, inserendo una “interruzione di sezione” con inizio della numerazione nella “pagina successiva” a quella in cui questa interruzione è stata inserita.

Per la scelta del tipo, dello stile e del corpo dei caratteri, valgono le indicazioni date in Scrivere all’università (parr. 1.1.1, pp. 15-6 e 3.2.2, pp. 162-4). Ricordiamo solo quelle principali:

  • un solo tipo o font di carattere per il testo, con grazie se il testo finale è a stampa (i tipi più diffusi sono Times New Roman e Garamond, è bene non fare scelte alternative troppo bizzarre), eventualmente anche senza grazie se il testo è destinato a essere diffuso via Internet (i tipi più diffusi sono Arial, Verdana, Calibri, anche qui è bene adeguarsi agli usi più comuni);
  • un altro tipo di carattere per i titoli dei capitoli, eventualmente senza grazie per distinguerlo da quello del testo;
  • un corpo sufficientemente grande, ma non troppo, per il testo principale, e un corpo un po’ più piccolo per le note a piè di pagina ed eventualmente per appendici o citazioni interne al testo.

Non ci sono regole precise, ma gli obiettivi sono la leggibilità e l’equilibrio: un buon rapporto tra testo e note può essere 12 e 10, o anche 14 e 11. L’interlinea da imporre al testo e alle note è regolabile dal menu “home” → “paragrafo” → “interlinea: singola, 15 righe, doppia, ecc.”. Anche nella scelta dell’interlinea è bene seguire i principi di leggibilità ed equilibrio: se il testo principale ha un’interlinea doppia o di 1,5 righe, è bene che le note abbiano comunque un’interlinea inferiore, cioè “1,5 righe” se quella del testo è doppia, “singola” se quella del testo è “doppia “ o di “1,5 righe”.

Per evidenziare parti di testo, la cosa più semplice è usare il corsivo: il neretto e il sottolineato sono poco gradevoli nei testi a stampa, e gli editori tendono a sconsigliarli; può invece essere utile usare il carattere tondo espanso, cioè con le singole lettere più distanziate del normale (menu “home” → “carattere” → “spaziatura e posizione” → “spaziatura: espansa”, nell’esempio qui accanto, di un punto tipografico).

Creare liste ed elenchi è molto semplice, usando i pulsanti a icona già disponibili nel menu “home”: ricordiamo solo che gli “elenchi numerati” (eventualmente modificabili anche in elenchi con sequenza di lettere dell’alfabeto) danno più informazioni degli “elenchi puntati” e sono quindi molto più utili per creare rinvii all’interno dei capitoli (per es. «vedi il punto 3 dell’elenco a p. 21»).

Colori dei caratteri e sfondi delle pagine: in un testo a stampa, i colori diversi dal nero sono più faticosi da leggere, meno chiari per l’occhio (cfr. anche il laboratorio Intorno al testo). Se proprio non vogliamo rinunciare all’uso del colore, che tra l’altro è un po’ più costoso e difficile da stampare, è bene che ci limitiamo al massimo a due colori (per es. il rosso e il blu) oltre a quello principale, e che riserviamo il colore solo a poche parti del testo (titoli, parole chiave, ecc.) che vogliamo mettere in rilievo. Evitiamo accuratamente di usare a stampa il comando per evidenziare il testo ( ) dalla barra principale di Word: a stampa, lo sfondo evidenziato potrà rendere difficilmente leggibili i caratteri; a video, potrà creare un fastidioso effetto di confusione. A maggior ragione, è da evitare l’uso del colore per modificare lo sfondo della pagina: la creazione di fondini grigi, di intensità maggiore o minore (meglio sempre le intensità meno forti, per garantire la leggibilità dei caratteri), può essere utile – per gli scriventi più esperti – quando si vogliano evidenziare riquadri inseriti nel testo o singole “celle” o righe/colonne di celle all’interno di una tabella, distinguendole da quelle su fondo bianco


2. Le funzioni di editing

 

Le principali funzioni di editing sono descritte e commentate analiticamente nei parr. 1.1.2, 1.4.1 e seguenti di Scrivere all’università. Qui di seguito, quindi, torniamo solo su alcuni argomenti, per ribadire le regole più importanti e mettere in guardia dagli errori più comuni.

Nel menu “revisione” della barra degli strumenti, il pulsante che dà avvio al controllo ortografico e grammaticale del documento è quello con il segno della “spunta” sovrastato dai caratteri ABC (  ). È piuttosto facile personalizzare i comandi e limitare o estendere le possibilità di correzione e revisione automatica offerte dall’elaboratore. A quanto abbiamo già detto in Scrivere all’università può essere utile aggiungere che è meglio escludere la revisione / correzione ortografica automatica nei casi seguenti:

  • quando nel nostro testo ci siano parti scritte in lingue diverse dall’italiano (che seguono, tra l’altro, anche regole diverse nella sillabazione e nella divisione delle parole);
  • quando ci siano troppi nomi e cognomi di personaggi (il rischio di correzioni automatiche del tipo Boccaccia per Boccaccio o Pisolini per Pasolini è altissimo):
  • quando nel testo principale, nelle note o nelle citazioni compaiano molti passi scritti in italiano antico (le regole ortografiche dei testi antichi, anche di quelli del primo ottocento, sono molto diverse da quelle moderne, e correggere in modo automatico le annullerebbe, deformando in modo irrimediabile la citazione).

Contare le parole. Nelle più recenti versioni di Word, il comando per il conteggio delle parole compare nella barra inferiore dello schermo, in basso a sinistra, subito dopo il conteggio automatico delle pagine (quest’ultimo ci dice quanto è lungo il documento a cui stiamo lavorando e a che punto del testo ci troviamo, ma non va confuso con i comandi per inserire i numeri di pagina nella versione a stampa, di cui abbiamo parlato in precedenza). Cliccando sulla barra degli strumenti si aprirà una finestra in cui troveremo indicate le pagine, le parole, i caratteri (spazi esclusi e spazi inclusi), i paragrafi e le righe del documento a cui stiamo lavorando. Due sole avvertenze importanti:

  1. i paragrafi sono calcolati sulla base degli accapo, comprendendo dunque sia i capoversi sia i paragrafi veri e propri del testo, cioè quelli separati da righe bianche; è dunque piuttosto facile intuire, con un semplice calcolo aritmetico, qual è la lunghezza media di un singolo capoverso/paragrafo:
  2. il comando funziona anche su singole porzioni di testo: evidenziando le tre righe che avete appena letto da «Cliccando» a «importanti:» otterremo questi risultati:
  • pagine = 1 (perché il testo – con queste dimensioni –occupa molto meno di una pagina normale)
  • parole = 39
  • caratteri spazi esclusi = 209
  • caratteri spazi inclusi = 248
  • paragrafi = 0 (perché non siamo mai andati a capo)
  • righe= 3

Notiamo che il numero dei caratteri spazi inclusi è notevolmente superiore a quello dei caratteri spazi inclusi (siamo quasi al 25% del totale): ma è quello il numero che dobbiamo tener presente quando inviamo un testo in tipografia per la stampa (vedi il paragrafo di approfondimento seguente).

 


3. Le funzioni di pubblicazione a stampa

 

Anche a proposito di queste funzioni, ci limitiamo a poche osservazioni aggiuntive rispetto a quanto abbiamo scritto in Scrivere all’università.

L’anteprima di stampa, consultabile e regolabile dal menu “visualizza”, è una funzione molto utile quando siamo arrivati alla fase di revisione dell’impaginazione del nostro documento. Ci permette di vedere più o meno come appariranno le pagine del testo quando saranno stampate. Abbiamo scritto «più o meno» perché normalmente lo schermo non permette di vedere la pagina nella sua interezza. Per farlo, dobbiamo agire sul comando “visualizza” → “zoom” (quello col simbolo  della lente d’ingrandimento), selezionando “pagina intera”. Avere un’idea di come si presenteranno le pagine del testo nella versione a stampa è molto importante per verificare se l’impaginazione è equilibrata e ordinata (anche tenendo conto delle eventuali immagini, tabelle, e di altri oggetti inseriti nel testo), se i caratteri di ogni parte del testo (testo principale, note, appendici, didascalie, ecc.).sono leggibili, se in definitiva il lettore si troverà davanti un testo davvero pronto per essere stampato, come se avesse di fronte l’articolo scientifico pubblicato in una rivista o una vera e propria monografia, con tanto di rilegatura.

Nel menu “visualizza”, usando il pulsante “layout web”,  è possibile vedere anche l’effetto che il nostro testo avrebbe se lo trasferissimo, così com’è, in una pagina web. Considerata la diffusione sempre maggiore di materiali online, questa funzione può essere utile, ma il trasferimento nel web di un documento scritto con un elaboratore di testo va gestito con attenzione e con la competenza di uno scrivente più esperto (vedi le informazioni essenziali nel par. 1.3.2 di Scrivere all’università e le osservazioni sui formati nel paragrafo dedicato al curriculum nel par. 4.2.2).

Queste ultime considerazioni ci portano alle conclusioni, relative ai diversi formati di stampa. Anche qui, solo qualche rapida annotazione e qualche consiglio per evitare errori:

  • facciamo attenzione a salvare il nostro documento in un formato facilmente riconoscibile dai nostri destinatari, sia quando il destinatario è il docente che sta seguendo la nostra tesi, sia quando il destinatario è la tipografia che dovrà stamparla e rilegarla; nelle ultime versioni di Word il comando “salva con nome” si apre cliccando il logo colorato del pacchetto Office di Windows in alto a sinistra dello schermo (  ), e contiene le varie possibili opzioni, compreso il salvataggio nel formato pdf (Portable Document Format), molto comodo anche per la pubblicazione di documenti online;
  • nel momento in cui lo salviamo, nominiamo il documento in modo che sia facilmente riconoscibile dal nostro destinatario, firmandolo col nostro cognome (aggiungendo anche il prenome se il nostro cognome è molto comune e da solo potrebbe essere confuso con altri, es. Angela Rossi, Carlo Ferrari, ecc.); nomi come tesi Esposito, tesina Brambilla, capitolo 2 Guidi, ecc. possono andare bene. Facciamo anche attenzione a distinguere, con numeri o lettere progressivi, le diverse versioni successive di uno stesso documento (per es. tesi Angela Rossi 1, tesi Carlo Ferrari 3, ecc.); funzionano bene anche le date (per es. tesi Guidi 8 dic 2013), che però a volte appesantiscono un po’ il nome del documento, che è bene non sia troppo lungo;
  • infine, prima di spedire il nostro documento, nel formato e col nome che gli abbiamo attribuito, facciamo un ultimo controllo per verificare che tutto sia a posto. Il controllo finale è particolarmente importante quando è previsto che il documento circolerà nel web o sarà visualizzato / letto non a stampa, bensì su un monitor o su uno schermo (per es. nel caso delle presentazioni): i programmi di visualizzazione online possono modificare e deformare le impostazioni che abbiamo dato al nostro documento, rendendolo illeggibile in alcune parti o correggendo la disposizione del testo edegli oggetti in modo da produrre effetti inaspettati e, in genere, indesiderati.

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Riccardo Gualdo

Insegna Linguistica italiana all’Università della Tuscia di Viterbo.

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